Zasady prowadzenia akt osobowych

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę (powołania, wyboru, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę) ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika, założenie teczki akt osobowych.

Z obowiązku zakładania i prowadzenia teczki akt osobowych pracownika zwolnieni są pracodawcy zatrudniający pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa o dzieło, czy umowa zlecenie.

Podstawą prawną prowadzenia akt osobowych pracownika jest art. 298[1] kodeksu pracy i rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zasady prowadzenie teczki akt osobowych

  • Dla każdego pracownika powadzi się oddzielne akta osobowe, oddzielną teczkę akt osobowych pracownika.
  • Wszystkie dokumenty w teczce akt osobowych pracownika są podzielone na trzy części: A, B, C.
    • A – dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, przed zatrudnieniem.
    • B – dokumenty związane z nawiązaniem zatrudnienia i przebiegiem pracy.
    • C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
  • Dokumenty w każdej części są oddzielnie numerowane i każda część zawiera ich spis.
  • Dokumenty wpina się do poszczególnych części w porządku chronologicznym i numeruje zgodnie ze spisem
  • W teczce akt osobowych przechowywane są wyłącznie kopie i odpisy składanych przez pracownika dokumentów. Pracodawca na kopi potwierdza zgodność z oryginałem.
  • Pracodawca może żądać od pracownika dokumentów tylko do wglądu i potwierdzenia zgodności z oryginałem.
  • W aktach nie przechowuje się oryginałów oryginałów świadectw, zaświadczeń itp.

Akta osobowe przechowuje się przez 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, dokumentację placową przez 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia.

Brak możliwości komentowania